Çiğli Belediyesi’nde kurum içi işleyişi verimli kılmak ve hizmet kalitesini artırmak hedefiyle başlatılan Dijital Arşiv uygulamasının birinci etabı tamamlandı.
Başkan Utku Gümrükçü öncülüğünde başlatılan dijitalleşme çalışmaları kapsamında e-İmar, e-Ruhsat, e-Randevu ve CRM hizmetlerinin akabinde TSE 13298 standartlarını sağlayan Dijital Arşiv uygulaması da online mecrada vatandaşların hizmetine sunuldu. Bir sene süren ve 40 çalışanın vazife aldığı çalışmalar sonucunda vatandaşların en çok hizmet aldığı İmar Müdürlüğü’nün 5 Milyon sayfalık bilgileri tüm yetki ve güvenlik tedbirleri alınarak mevzuata uygun formda Dijital platformda kullanılabilir hale getirildi. Dijital Arşiv uygulamasının hayata geçmesiyle birlikte birebir anda birden fazla çalışanın birebir evrak üzerinde çalışması sağlanarak vakit ve işgücü kaybının önlenmesi, dokümanların kaybolmasının önüne geçilmesi, belge bütünlüğünün korunması, dokümanlara erişimin takip edilmesi, kurumlar ortası doküman gönderiminin hızlandırılması ve vatandaşlar ile eksper vazifelilerinin 7/24 arşive ulaşımı sağlanacak. İş yükü yoğunluğuna nazaran öbür müdürlüklerin faaliyetlerinin de Dijital Arşiv bünyesinde online mecraya taşınacağını belirtildi.
Başkan Gümrükçü: “Değişim ve gelişim sürecek”
Çağın gerekliliklerine uygun hizmet üretmek ismine başlattıkları kurum içi değişim ve dönüşüm sürecinin devam ettiğini tabir eden Çiğli Belediye Lideri Utku Gümrükçü, “Teknolojik gelişmeler ile birlikte alışkanlıklarımızın büsbütün değiştiği günümüz dünyasında mahallî idareler de yapılarını ve operasyonel süreçlerini çağa uygun olarak revize etmeli. Vazifeye gelir gelmez bu dijitalleşme sürecini başlattık. CRM ünitemiz ile vatandaşlarımızdan gelen talep, şikayet ve teklifleri tek bir merkezden yönetip süratli bir formda tahlile kavuşturuyoruz. E-Randevu sistemi ile vatandaşlarımızın belediye gelmelerine gerek kalmadan randevu oluşturmalarını sağlıyoruz. E-Ruhsat uygulamamız ile ruhsat başvurusu ve sonraki süreçleri kağıt ve vakit tasarrufunda bulunarak sürdürüyoruz. Son olarak, bilgi ve evrak idaresini sağlayacak, güçten, vakitten ve kağıt tüketiminden tasarruf ettirecek, süreç suratını artıracak, mahallî idareler içinde özgün, çağdaş, değişime ve gelişime liderlik edebilecek bir Dijital Arşiv kurduk. Çiğli, kentleşme sürecini şimdi tamamlamamış bir ilçe. Bu açıdan değerlendirdiğimizde Dijital Arşiv uygulaması kentimizin farklı noktalarında devam eden ve bundan sonraki süreçte başlayacak olan kentsel dönüşüm çalışmalarına büyük kolaylık sağlayacak. Mesai arkadaşlarımıza yönelik oluşturacağımız gerçek iş programıyla operasyonel mükemmeliyeti sağlayarak hizmet kalitesini artıracağız” dedi.
Kaynak: (BHA) – Beyaz Haber Ajansı
